Kunjungan oleh Dinas Kesehatan ke kantor BAPPENDA Kab. Supiori, dalam menata ruangan kantor
A. Pengertian Kantor
Kantor berasal dari Bahasa Belanda “Kantoor” yang artinya ruangan untuk melaksanakan kegiatan kerja. Sedangkan dalam Bahasa Inggris “Office” yang artinya tempat memberikan pelayanan.
Kantor merupakan tempat penyedia informasi beserta administrasi kantor, dimana mempermudah semua pekerjaan yang berlangsung guna mencapai tujuan perusahaan.
Penataan ruang kantor merupakan suatu kebutuhan yang sangat penting, hal ini dikarenakan tata ruang merupakan penyusunan dan pengaturan alat, mesin beserta perabot perlengkapan kantor yang diletakan pada tempat yang tepat sehingga
pegawai dapat bekerja dengan nyaman.
(Definisi kantor menurut Keeling (2009:3) adalah “Office is a function where interpendent system of technology, procedures, and people are at work to manage one of the firm’s most vital resource-information.” Yang dimana kantor merupakan system yang saling terkait untuk mengelola informasi.)
B. Pengertian Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor dalam Bahasa Inggris disebut dengan “office layout” yang mempunyai peran penting dalam menciptakan kenyamanan dan kepuasan kerja pegawai, maka dari itu harus memperhatikan dalam penempatan peralatan, perlengkapan, dan perabotan kantor.
Terdapat beberapa definisi tentang tata ruang kantor menurut para ahli, (Menurut Sedarmayanti (2011:101), menyebutkan bahwa: “Tata ruang kantor adalah pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor, serta perabot kantor pada tempat yang tepat sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efisiensi kerja.”)
Berdasarkan teori diatas, maka tata ruang kantor merupakan kemampuan dalam mengatur suatu ruang kerja agar peralatan,
perlengkapan, dan perabotan kantor dapat ditempatkan dengan tepat dengan biaya yang rendah, tetapi dapat memberikan kenyamanan bagi pegawai dalam bekerja guna menghasilkan produktivitas dan memberikan kesan bagi pegawai selama dikantor.
Penyusunan perlengkapan dan peralatan kantor yang sesuai dengan penggunaan ruang kerja memberikan kepuasan serta kenyamanan pada pegawai, sehingga pegawai dapat memberikan kesan mendalam selama berada dikantor.
Pengaturan tata ruang yang baik akan memberikan keuntungan seperti kelancaran proses kerja, pemakaian ruang kerja yang
efisien, serta memberikan kepuasan dan kenyamanan dalam bekerja.
C. Tujuan Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor adalah penyusunan dan pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat, perlengkapan dan perabot kantor sesuai dengan luas ruang yang tersedia. untuk memberikan sarana bagi pegawai, agar dapat dirasakan manfaatnya kepada semua pegawai. dalam sebuah perusahaan harus memiliki suatu tujuan dalam penyusunan tata ruang kantor.
Menurut Sedarmayanti (2009:102) , tujuan tata ruang kantor antara lain:
1) Mencegah penghamburan tenaga dan waktu pegawai.
2) Menjamin kelancaran proses pekerjaan.
3) Memungkinkan pemakaian ruang kerja agar lebih efisien.
4) Mencegah pegawai lain terganggu oleh suara yang menyebabkan kebisingan.
5) Memberikan kenyamanan pegawai dalam bekerja.
6) Memberikan kesan yang baik pada pengunjung kantor
7) Memberikan keleluasaan bagi:
a) Gerakan pegawai yang sedang bekerja.
b) Kemungkinan untuk pegawai memanfaatkan ruang bagi
keperluan lain pada waktu tertentu.
c) Perkembangan dan perluasan kegiatan kantor pada
kemudian hari (jika memungkinkan).
Tata ruang kantor yang baik yaitu tata ruang kantor yang memberikan kemudahan dalam bekerja untuk dapat memperlancar pekerjaan dan memastikan pemakaian ruang kerja agar lebih efisien guna memberikan
kesan terhadap pegawai dan menghindari penghamburan
waktu & tenaga.
D. Macam-Macam Tata Ruang Kantor beserta kelebihan dan kekurangan menurut para Ahli
Untuk menciptakan lingkungan kantor yang nyaman penataan ruang kantor harus dilakukan agar seluruh pegawai dapat merasakannya. Beberapa macam penataan ruang kantor dapat disesuaikan dengan kondisi ruang kantor yang tersedia.
(Menurut Gie (2009:192)
“Tata ruang kantor terbagi menjadi dua macam yaitu tata ruang yang
terpisah-pisah dan tata ruang terbuka”).
2 macam tata ruang kantor ini biasanya diterapkan oleh instansi atau perusahaan. Kedua macam tata ruang ini memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing yang berdampak langsung ataupun tidak
langsung terhadap seluruh pegawai dalam bekerja.
(Menurut Nuraida (2008:163) tata ruang kantor terdapat 2 macam yaitu tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor tertutup).
Kelebihan tata ruang terbuka, yaitu:
a) Mudahnya komunikasi antar pegawai
b) Menghemat penerangan
c) Mudahnya pengawasan
d) Mudahnya penempatan
e) Memudahkan dalam perubahan layout
Kekurangan tata ruang terbuka, yaitu:
a) Memerlukan perlengkapan ruang yang lebih banyak
b) Tidak rahasia
c) Bising
Berdasarkan teori diatas, kelebihan dari tata ruang terbuka yaitu memudahkan jika ingin merubah layout yang diinginkan pada tata ruang kantor, tata ruang kantor terbuka juga dapat memudahkan penempatan dan pengawasan serta memudahkan pegawai berkomunikasi dengan pegawai lainnya. Menghemat penerangan dan peralatan untuk meminimalisir besarnya pengeluaran anggaran.
Tata ruang terbuka juga memiliki beberapa kekurangan yaitu:
karena terbukaannya kantor menjadikan pekerjaan yang bersifat rahasia menjadi tidak rahasia karena dapat terlihat oleh pegawai lain yang berlalu-lalang melewati ruangan mengakibatkan pegawai lain mengetahui apa yang sedang dikerjakan oleh pegawai lain. Tata ruang terbuka juga dapat mengganggu kenyamanan pegawai karena suara bising dari luar.
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2009:104) terdapat 4 macam tata ruang kantor, yaitu:
1) Tata ruang kantor tertutup (Cubicel type office)
Merupakan ruang kerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar atau ruang kerja. Konsep ini banyak dipakai dikantor-kantor pemerintahan Provinsi, Kabupaten, dan Kementerian.
a) Kelebihan dari tata ruang kantor tertutup, yaitu:
- Menjamin konsentrasi kerja.
- Menjamian pekerjaan yang bersifat rahsia.
- Menjaga status pimpinan sehingga selalu terpelihara adanya kewajuban pimpinan.
- Menciptakan kebersihan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab dalam arti merasa ikut memiliki.
b) Kekurangan dari tata ruang kantor tertutup, yaitu:
- Tidak dapat berjalan lancar komunikasi langsung antar pegawai sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.
- Memerlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan, dan baiay peralatan lainnya.
- Pemakaian ruangan kurang optimal apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi.
- Mempersulit dalam pengawasan.
- Memerlukan lebih banyak luas lantai.
2) Tata ruang kantor terbuka (Open plan office)
Merupakan ruang kerja yang cukup luas, ditempati oleh beberapa pegawai untuk bekerja bersama di ruang termaksud tanpa dipisah oleh penyekat atas pembatas yang permanent. Konsep atau bentuk tata ruang ini banyak dipakai oleh kantor-kantor pemerintah.
a) Kelebihan dari tata ruang kantor terbuka, yaitu:
- Memudahkan dalam pengaturan cahaya, udara, warna dan dekorasi
- Fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan biaya yang tinggi.
- Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja.
- Menghemat aggaran pengeluaran untuk pemeliharaan ruangan kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan, penggunaan telepon dan lain-lain.
b) Kekurangan dari tata ruang kantor terbuka, yaitu:
- Memungkinkan terjadi kegaduhan/kebisingan.
- Pegawai kesulitan untuk berkonsentrasi dalam melakukan pekerjaan.
- Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas.
- Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan.
- Memungkinkan adanya tumpukan berkas/kertas dan peralatan kerja yang berserakan.
3) Tata ruang kantor berhias/bertaman/berpanorama (Landscape office)
Merupakan ruang kerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan sebagainya. Bentuk ruang kantor berhias ini mengupayakan agar lingkungan yang nyaman, menyegarkan, dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan. Konsep ini banyak dipakai dikantor-kantor bank, BUMN, dan perusahan swasta.
a) Kelebihan dari tata ruang kantor berhias yaitu:
- Memberikan kenyamanan pada pegawai dalam bekereja.
- Ketegangan saraf dapat berkurang dan dihindarkan.
- Memungkinkan terhindar dari kebisingan.
- Pegawai berkonsentrasi dalam bekerja guna produktivitas dan kinerja dapat meningkat sehingga tercapainya tujuan organisasi.
b) Kekurangan dari tata ruang kantor berhias, yaitu:
- Membutuhkan biaya yang besar untuk mengadakan taman dan dekorasi.
- Mengeluarkan biaya yang tinggi dalam pemeliharaan.
- Membutuhkan tenaga ahli yang tidak murah dan tidak mudah.
4) Tata ruang kantor gabungan
Yaitu ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk ruang kantor tertutup, terbuka, dan bertaman hias. Karena dari ketiga bentuk tata ruang masing-masing mempunyai kekurangan, untuk mencegah kerugian yang ada dengan demikian diciptakan tata ruang gabungan.
Dari teori-teori diatas, maka dapat disimpulkan bahwa setiap jenis tata ruang kantor memiliki kekurangan dan kelebihan, perusahaan mempunyai macam tata ruang kantor yang berbeda-beda tergantung latar belakang dan tujuan dari perusahaan itu sendiri.
Jenis tata ruang yang diterapkan menjadi salah satu faktor penentu dalam menciptakan kinerja dan produktivitas kerja, karena jika salah dalam memilih jenis tata ruang maka menyebabkan ketidaksesuaian hasil kerja yang diharapkan.
Untuk itu Sekretaris Dinas Kesehatan Kabupaten supiori, "Bastian S Menufandu, SST., M.Si., MPH bersama KASUBAG Kepegawaian "Achmad F. Aronggear, SH" dan KASIE Alat Kesehatan & PKRT "Ike Ratna Dewi, S.Si" melaksanakan kunjungan lintas sektor ke kantor Badan Pengelolaan Pendapatan Daerah (BAPPENDA) Kabupaten Supiori pada Hari/Senin 14/05/2023.
Tujuan dari Kunjungan tersebut ialah bagaimana Dinas Kesehatan Dapan Mengadopsi Teta ruangan dan kebutuhan-kebutuhan Yang di butuhkan dalam menata ruangan Kantor Dinas Kesehatan.
Dalam Kunjungan ini juga banyak hal-hal penting yang kami ambil selain tate kelola ruangan kantor yang dapat kami mengambil contoh, ada pula fasilitas pendukung dalam bekerja guna menciptakan kenyamanan Pegawai dalam melaksanakan pekerjaan kantor antaralain kecepatan wiFfi yang di atas rata - rata (Sesuai Standar Kantor), masing - masing Staf di fasilitasi dengan komputer untuk bekerja, ada CCTV di masing - masing ruangan sehingga kepala Dinas dapat mengontrol aktifitas kerja dari para pegawainya Dan juga full AC di masing-masing ruangan. Dengan demikian pegawai mendapatkan kenyamanan dalam bekerja, sehingga pelayanan yang mereka berikan dapat terlaksena dengan efektif. (ASW)
Bagikan Berita Ini :